Wersja WSA-1.0 · obowiązuje od 12.09.2026 r.
1. Postanowienia ogólne
Niniejsze Warunki automatycznego zgłaszania usterek i obsługi zgłoszeń serwisowych („Warunki”) określają zasady korzystania z publicznego portalu serwisowego ERTEOS Group oraz przekazywania za jego pośrednictwem zgłoszeń dotyczących awarii, usterek, nieprawidłowego działania albo potrzeby wykonania czynności serwisowych.
Operatorem portalu i podmiotem obsługującym zgłoszenia jest ERTEOS Group Sp. z o.o., ul. Jana Kochanowskiego 23, 33-100 Tarnów, KRS 0000929236, NIP 8733282197, REGON 520322801, e-mail: kontakt@erteos.pl, tel. +48 696 969 966 („ERTEOS”).
2. Charakter portalu i zgłoszenia
- Portal umożliwia przekazanie ERTEOS zgłoszenia serwisowego przez osobę korzystającą z kodu QR systemu albo bez kodu QR.
- Kod QR lub identyfikator systemu służy wyłącznie do technicznego wskazania systemu w ERTEOS Service. Samo posiadanie kodu QR nie potwierdza tożsamości ani uprawnienia do zlecania odpłatnych prac.
- Przesłanie zgłoszenia, wpisanie kodu weryfikacyjnego i akceptacja niniejszych Warunków nie stanowią same w sobie złożenia odpłatnego zamówienia ani zawarcia nowej odpłatnej umowy serwisowej, chyba że obowiązek wykonania i rozliczenia danej czynności wynika już z odrębnej, wcześniej zawartej umowy z klientem.
- Jeżeli wykonanie zgłoszenia ma być odpłatne i nie wynika z wcześniejszej umowy, ERTEOS przed rozpoczęciem odpłatnych prac uzgodni z klientem zakres prac oraz cenę, stawkę, kosztorys albo zasady ustalenia wynagrodzenia w sposób właściwy dla danej sytuacji.
- Samo przyjęcie zgłoszenia nie oznacza potwierdzenia terminu przyjazdu, czasu usunięcia usterki, uznania odpowiedzialności gwarancyjnej ani zakwalifikowania usługi jako bezpłatnej.
3. Kto może dokonać zgłoszenia
- Zgłoszenia może dokonać klient, użytkownik systemu albo osoba działająca w imieniu klienta i uprawniona co najmniej do przekazania informacji o usterce oraz prowadzenia kontaktu w sprawie zgłoszenia.
- Osoba dokonująca zgłoszenia zobowiązana jest podać dane prawdziwe, aktualne i niezbędne do identyfikacji zgłoszenia oraz kontaktu.
- Jeżeli osoba zgłaszająca nie jest uprawniona do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu klienta, przyjęcie zgłoszenia nie jest traktowane jako zgoda na odpłatne prace wykraczające poza wcześniej zawarte umowy.
4. Weryfikacja zgłoszenia
- Portal może porównać podane dane z informacjami zapisanymi w ERTEOS Service, aby ustalić, czy zgłoszenie może zostać automatycznie przypisane do właściwego klienta, obiektu lub systemu.
- Portal nie ujawnia osobie korzystającej z formularza danych zapisanych w ERTEOS Service ani informacji o tym, które z podanych danych były zgodne lub niezgodne.
- Weryfikacja adresu e-mail odbywa się przy użyciu jednorazowego kodu. Dla rozpoznanego klienta kod może zostać wysłany wyłącznie na adres uprzednio przypisany do klienta w ERTEOS Service.
- W przypadku nierozpoznanego klienta potwierdzenie kodem może potwierdzać wyłącznie dostęp do podanego adresu e-mail. Takie zgłoszenie może zostać skierowane do ręcznej weryfikacji.
- ERTEOS może skontaktować się telefonicznie lub e-mailowo w celu dodatkowego potwierdzenia danych, zakresu usterki albo uprawnienia osoby zgłaszającej.
5. Akceptacja Warunków i dowód zgłoszenia
- Przed końcowym wysłaniem zgłoszenia osoba zgłaszająca zaznacza pole akceptacji niniejszych Warunków i wpisuje jednorazowy kod weryfikacyjny.
- Kliknięcie przycisku „Potwierdź i wyślij zgłoszenie” po poprawnym wpisaniu kodu oznacza akceptację Warunków w wersji wskazanej przy formularzu oraz potwierdzenie prawdziwości danych podanych przez zgłaszającego według jego najlepszej wiedzy.
- Dla celów dowodowych system może zapisać numer wersji Warunków, datę i godzinę akceptacji, identyfikator zgłoszenia, adres e-mail wykorzystany do weryfikacji oraz dane techniczne połączenia, w szczególności adres IP i informacje o przeglądarce.
6. Możliwe koszty serwisu
- W zależności od charakteru zgłoszenia i relacji umownej z klientem realizacja serwisu może być bezpłatna albo odpłatna.
- Odpłatne mogą być w szczególności: dojazd, diagnostyka, robocizna, prace programistyczne lub konfiguracyjne, materiały i części, przesyłki, prace dodatkowe, wynajem sprzętu albo inne uzgodnione koszty niezbędne do realizacji serwisu.
- Jeżeli klient posiada obowiązującą umowę serwisową, konserwacyjną, gwarancyjną albo indywidualnie uzgodniony cennik, zgłoszenie jest rozliczane przede wszystkim na zasadach tej umowy lub uzgodnienia.
- Zgłoszenie usterki jako „gwarancyjnej” nie oznacza automatycznego uznania odpowiedzialności gwarancyjnej. Kwalifikacja następuje po weryfikacji przyczyny i zakresu usterki.
- Jeżeli usterka nie jest objęta gwarancją, umową serwisową ani innym bezpłatnym świadczeniem, ERTEOS poinformuje klienta o odpłatnym charakterze dalszych prac i uzyska wymagane potwierdzenie przed ich rozpoczęciem, chyba że sposób rozliczenia został już wcześniej skutecznie uzgodniony.
- Samo przesłanie i weryfikacja zgłoszenia w publicznym portalu nie są odpłatne.
7. Termin i sposób realizacji
- Publiczny formularz może być dostępny całodobowo, natomiast zgłoszenia są obsługiwane zgodnie z organizacją pracy ERTEOS oraz postanowieniami umów zawartych z poszczególnymi klientami.
- Termin wizyty lub zdalnej obsługi jest wiążący dopiero po jego potwierdzeniu przez ERTEOS, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.
- ERTEOS może rozpocząć od diagnostyki zdalnej, kontaktu telefonicznego, weryfikacji danych lub zebrania dodatkowych informacji przed wyznaczeniem wizyty na obiekcie.
- Czasy reakcji wynikające z indywidualnych umów SLA lub umów serwisowych mają pierwszeństwo przed niniejszymi Warunkami.
8. Obowiązki klienta i dostęp do obiektu
- Klient powinien zapewnić możliwość bezpiecznego dostępu do urządzeń i miejsc, których dotyczy serwis, oraz poinformować ERTEOS o szczególnych zagrożeniach, wymaganiach BHP, procedurach dostępu lub ograniczeniach obowiązujących na obiekcie.
- Klient powinien, w miarę możliwości, zabezpieczyć istotne dane i konfiguracje, jeżeli planowane prace mogą wymagać restartu, aktualizacji, wymiany urządzenia lub ingerencji w jego pamięć.
- Portal nie służy do zgłaszania bezpośredniego zagrożenia życia, zdrowia, pożaru, włamania w toku ani innych sytuacji wymagających natychmiastowego wezwania właściwych służb.
9. Rezygnacja lub zmiana zgłoszenia
- Do czasu rozpoczęcia realizacji klient może poinformować ERTEOS o rezygnacji lub zmianie zgłoszenia telefonicznie albo na adres kontakt@erteos.pl.
- Jeżeli przed rezygnacją klient odrębnie zlecił odpłatne czynności, zastosowanie mają zasady rozliczenia wynikające z tej umowy lub złożonego zlecenia oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
10. Konsumenci i umowy zawierane na odległość
- Akceptacja niniejszych Warunków i wysłanie zgłoszenia serwisowego nie pozbawiają konsumenta ustawowych praw i nie stanowią zrzeczenia się prawa odstąpienia od umowy.
- Jeżeli w następstwie zgłoszenia ma zostać zawarta z konsumentem odpłatna umowa na odległość, ERTEOS przed jej zawarciem przekaże wymagane prawem informacje, w tym informacje o cenie lub sposobie jej obliczenia oraz o prawie odstąpienia, jeżeli prawo takie przysługuje.
- Jeżeli konsument chce, aby odpłatna usługa rozpoczęła się przed upływem ustawowego terminu na odstąpienie od umowy, wymagane może być jego odrębne, wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia oraz potwierdzenie wymaganych prawem informacji.
- Postanowienia Warunków nie wyłączają ani nie ograniczają praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
11. Niedozwolone wykorzystanie portalu
- Zabronione jest automatyczne lub masowe generowanie zgłoszeń, podszywanie się pod inne osoby, świadome podawanie nieprawdziwych danych, próby obchodzenia zabezpieczeń oraz wykorzystywanie portalu w celu zakłócenia działania ERTEOS Service.
- ERTEOS może stosować zabezpieczenia techniczne, w tym limity liczby żądań, mechanizmy antybotowe, blokady czasowe i analizę zdarzeń bezpieczeństwa.
- Zgłoszenia noszące znamiona nadużycia mogą zostać odrzucone, wstrzymane albo skierowane do ręcznej weryfikacji.
12. Ochrona danych osobowych
Dane osobowe przekazywane przez portal są przetwarzane zgodnie z obowiązującą Polityką Prywatności ERTEOS Group. Niniejsze Warunki nie zastępują ani nie modyfikują tej polityki. Dane podawane w formularzu służą przede wszystkim do przyjęcia, weryfikacji i obsługi zgłoszenia. Publiczny portal nie wyświetla danych klientów pobranych z wewnętrznej kartoteki ERTEOS Service.
13. Pierwszeństwo innych umów
Jeżeli pomiędzy ERTEOS a klientem obowiązuje odrębna umowa serwisowa, konserwacyjna, gwarancyjna, SLA, oferta, zlecenie lub inne indywidualne uzgodnienie, postanowienia takiego dokumentu mają pierwszeństwo w zakresie, w jakim regulują tę samą kwestię inaczej niż niniejsze Warunki.
14. Zmiany Warunków
- Każda wersja Warunków posiada oznaczenie wersji. Do konkretnego zgłoszenia stosuje się wersję zaakceptowaną przy jego wysłaniu.
- Zmiana Warunków nie zmienia wstecz zasad zgłoszeń już skutecznie przesłanych i zaakceptowanych.
15. Kontakt
ERTEOS Group Sp. z o.o.
ul. Jana Kochanowskiego 23, 33-100 Tarnów
e-mail: kontakt@erteos.pl
tel.: +48 696 969 966